De meest omvangrijke koppeling tussen event & hotel is nu een feit!

Alles in één offerte & factuur!

BELANGRIJK!
Deze koppeling is zeer geavanceerd. En zal bij goed gebruik veel efficiëntie & gasttevredenheid opleveren. Lees deze instructies dus goed door.
Zodat je (precies) weet wat je kunt verwachten en hoe de koppeling gebruikt dient te worden.

Zo werkt het

Wat doet de koppeling precies?

• Real time synchronisatie tussen event & hotel. Pas je de hotelreservering aan? Dan zul je de aanpassingen ook in de Constell offerte terugzien.

• Real time matching van betaling. Indien een gast een (deel) van de hotelreservering ter plaatse betaald, dan zal dit berekend worden in de Constell offerte en (dus) verwijderd worden van de offerte. Zodat enkel het openstaande bedrag van de reservering nog in rekening wordt gebracht op de Constell offerte.

• Eén factuur voor jouw gast: verstuur alléén de factuur van Constell naar jouw gast. Inclusief restaurant(bonnetje), extra items van de hotelkamer, de hotelreservering zelf en het volledige event. 

• De gast kan ook de (volledige) factuur online betalen met ideal. Dit werkt niet anders dan een "normaal" event zonder hotel/restaurant items.

• De koppeling is ontwikkelend met speciaal de werkvloer in gedachte. Indien een gast een aanpassingen in de hotelreservering online maakt, OF de gast belt naar de receptie met een verandering, dan kan dit simpelweg in MEWS aangepast worden. Dit proces verandert dus niet en kan zonder verdere instructies of kennis uitgevoerd worden door iedereen die (al) met MEWS werkt binnen de organisatie. Tevens is dat ook andersom; een verandering in het event? Dan wordt dit veranderd in Constell. Indien een aanpassing nodig is in zowel event als hotel, dan wordt dit dus in het daarvoor bestemde systeem gedaan.

POS systemen & restaurant (bonnetjes)

Deze geavanceerde koppeling communiceert ook direct met jouw POS systeem. Zet (simpelweg) alle (restaurant)items op de kamerreservering van de gast en de volledige rekening wordt direct getoond op de offerte van Constell.

Jouw proces (op de werkvloer) verandert dus niet!

TIP: Bij gebruik van de MEWS koppeling kun je ook events zonder hotelreservering jouw POS gebruiken voor automatische registratie van de nacalculatie. 

Goed om te weten!
De achterliggende processen.

• Facturatie

  • Door deze koppeling ontstaat 1 factuur die via Constell (danwel handmatig, danwel via ideal) betaald wordt.

  • Alle items van MEWS (restaurant bonnetje van je POS, extra items etc) komen op de Constell factuur te staan.

  • De "bill" (factuur) van MEWS wordt bij het maken van de eindfactuur AUTOMATISCH op betaald gezet door Constell. 

  • De Constell factuur blijft open staan zolang er niet betaald is. 

  • Je volledige hotel-omzet blijft dus in MEWS. Zodat jouw hotel-statistiek op 1 plek volledig is en blijft. Maar het debiteurenbeheer van hotelskamers+events worden in Constell geregistreerd.

  • Hotel-betalingen die tussendoor uitgevoerd worden op locatie, worden (voordat de eindfactuur in Constell is opgemaakt) van de offerte verwijderd.

  • BELANGRIJK: Nadat de eindfactuur opgemaakt is in Constell wordt de koppeling van dit individuele event stop-gezet. Er kunnen dus geen veranderingen meer gemaakt worden in MEWS die overgenomen worden door Constell. 

• Credit factuur

  • Na de eindfactuur worden er geen aanpassingen meer uitgevoerd tussen MEWS en Constell. De items op de factuur, blijven dus altijd bestaan in Constell.

  • Bij een creditfactuur worden alle items van MEWS gecrediteerd op de huidige factuur. En weer toegevoegd op een eventuele nieuwe eindfactuur.

• Omzet

  • De omzet van Events wordt berekend in Constell. De omzet van hotelreserveringen blijft in MEWS.

  • Enkel de betaling gaat voor de gast via 1 factuur via Constell.

  • Je zult dus ook NIET de omzet van MEWS in de statistieken van Constell terug zien. En eveneens andersom. 

  • Dat kan dus een verschil in totaal opleveren tussen de omzet die je in Constell ziet. En de factuur die verstuurd wordt.

• Administratie

  • Er wordt geadministreert via beide systemen. 

  • MEWS stuurt zijn (eigen) omzet van de volledige hotelreservering-bill naar jouw favoriete administratiesysteem.  Ook indien via Constell betaald wordt.

  • Constell stuurt alleen zijn eigen event omzet naar jouw administratie systeem.

  • Bij het ontvangen van de (volledige) betaling letter je dus een deel af op de Constell (event)omzet/factuur en een deel op de MEWS (hotel)omzet/factuur.

• Aanbetalingen

  • Deze worden inclusief de MEWS-omzet berekend. Constell stuurt dus een (aanbetalings)factuur naar de gast inclusief MEWS omzet. Waarbij het percentage berekend wordt dat jij hebt aangegeven in het betaal-plan.

  • Constell houdt rekening met de BTW van MEWS. Dus hoog & laag btw worden naar ratio uitgerekend op de aanbetalingsfactuur.

  • Bij de eindfactuur wordt, ook bij veranderingen tussendoor, bekeken welke BTW reeds betaald is - en welke daadwerkelijk betaald moet worden. Het verschil wordt dan in rekening gebracht op de eindfactuur.

VOORBEELD van omzet & facturatie.

Stel een gast heeft een offerte ontvangen van 1000 euro via Constell. De offerte bestaat voor 800 euro aan event-omzet. En 200 euro aan hotel-omzet vanuit MEWS.

In dit geval zal Constell voor 1000 euro factureren. Maar voor 800 euro aan event-omzet doorsturen naar jouw administratie. MEWS zal hetzelfde doen en de overige 200 euro rapporteren aan jouw administratiesysteem. Alles gebeurt inclusief (de reeds toegewezen) grootboekrekeningen .

Kosten
Eenmalige opstartkosten & maandelijkse licentie

Deze koppeling is zéér geavanceerd en dit volledige automatische proces waarbij één factuur automatisch wordt gegenereerd en geadministreerd, is nog nooit vertoond in de hospitality branch. Dit brengt onderhoud en continue ontwikkelingskosten met zich mee. 

Opstartkosten inclusief persoonlijke training (halve dag)
250 euro eenmalig

Maandelijkse kosten
49 euro per maand

Koppel-deal!
Huidge All Stars gebruikers hebben natuurlijk een speciale plek in ons hart en mogen daarom de koppeling 3 maanden gratis uitproberen.

Koppeling activeren
Neem contact op met jouw Constell Expert of mail ons op support@constell.com